Integritetspolicy

Aktuellt

Nyhetsarkiv

Policy för personuppgiftsbehandling

Denna policy tillämpas för behandling (insamling, lagring, överföring m.m.) av personuppgifter som förekommer inom Hinz Försäljnings AB, nedan kallad Hinz. Hinz behandlar personuppgifter endast i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning för att skydda den personliga integriteten. Med personuppgifter avses varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person. En identifierbar fysisk person är en person som direkt eller indirekt kan identifieras genom exempelvis namn, ett registreringsnummer, organisationsnummer, online-identifikatorer eller en eller flera faktorer som är specifika för den fysiska personens identitet.

Behandling av personuppgifter

Vi är transparenta med hur och varför personuppgifter samlas in och behandlas. Med behandling avses all befattning med personuppgifter såsom insamling, lagring och användning. Vi behandlar i huvudsak följande personuppgifter:

  • Namn, organisationsnummer, kontaktuppgifter, kreditupplysning, betalningsinformation
  • Namn och kontaktuppgifter till pågående affärskontakter
  • Namn och kontaktuppgifter till tidigare affärskontakter
  • Namn, personnummer, bild, ansökningshandlingar och kontaktuppgifter till arbetssökande

Hinz behandlar inga känsliga personuppgifter (särskilda kategorier av personuppgifter).

Insamling av personuppgifter

Vi samlar i första hand in personuppgifter direkt från den registrerade genom personligt möte, e-post- och telefonkontakt, eller via webbplats och sociala medier, Vi samlar i vissa fall in uppgifter från annan än den registrerade, exempelvis från allmänt tillgängliga källor och från tredje part i form av kontaktlistor eller uppgifter från kreditupplysningsföretag. När vi samlar in uppgifter från annan än den registrerade underrättas den registrerade om behandlingen så snart som möjligt och senast inom sex månader från det att uppgifterna samlades in.

Ändamålen med behandlingen

Hinz behandlar enbart uppgifter för det ändamål uppgiften har samlats in enligt nedan:

Ingå och upprätthålla avtalsrelationer
Vi behandlar personuppgifter i samband med förberedelse för avtal (potentiella kunder, leverantörer eller samarbetspartners) samt för administration och fullgörande av ingångna avtal (nuvarande och tidigare kunder, leverantörer eller samarbetspartners).

Personuppgifter om kunder som är privatpersoner behandlas för att uppfylla våra skyldigheter enligt avtalet med den registrerade såsom hantering av betalning, leverans och hantering av reklamations- och garantiärenden.

Personuppgifter om affärskontakter registreras för att upprätthålla en kontaktlista. Behandlingen sker på grundval av vårt legitima intresse av att upprätthålla affärsrelationer och för att kommunicera med de registrerade. Vi bedömer som utgångspunkt att detta intresse överväger de registrerades intresse av skydd för sin personliga

integritet. Personuppgifterna kommer att behandlas enbart för det avsedda ändamålet och endast så länge som den registrerade är en affärskontakt till Hinz.

Behandling av personuppgifterna är nödvändiga för att vi ska kunna lämna anbud och fullgöra åtaganden enligt avtal.

Rekrytering
Hinz behandlar personuppgifter som inhämtas i samband med rekryteringsförfaranden.

Det kan förekomma att personuppgifter behandlas i datasystem hos externa rekryteringsföretag och organisationer med vilka vi samarbetar med vid rekryteringsprocessen. Personuppgifterna kommer att bevaras av oss och våra samarbetspartners under den tid det är nödvändigt med hänsyn till för att genomföra rekryteringsförfarandet.

Vid rekryteringsförfaranden ges sökande möjlighet att samtycka till att vi bevarar personuppgifter inför kommande rekryteringsbehov. Den sökande kan när som helst återkalla ett sådant samtycke. När den registrerade inte längre samtycker till att Hinz behandlar personuppgifterna inför kommande rekryteringsförfaranden raderas uppgifterna.

Marknadsföring
Hinz behandlar e-postadresser för att genomföra direktmarknadsföring av bolagets produkter. Uppgifterna behandlas på grundval av vårt legitima intresse av att upprätthålla en kontaktlista, upprätthålla affärskontakter och för att kommunicera med den registrerade som en affärskontakt. Vi bedömer som utgångspunkt att dessa legitima intressen överväger den registrerades intresse av att uppgifterna inte behandlas. Vi köper i vissa fall in information från adressleverantörer som omfattar bl.a. företagsnamn, personnamn, e-postadresser, titel/tjänst, bransch, etc.) Detta görs primärt i syfte att göra inbjudningar till event, bedriva marknadsföring och/eller för annan kommunikation med en viss målgrupp som vi bedömer har behov och/eller intresse av de produkter och/eller tjänster som vi erbjuder.

Utveckling och förbättring av Hinz produkter
Vi behandlar korrespondens och feedback rörande bolagets produkter, köp och användargenererade data såsom klick- och besökshistorik, tekniska data rörande enheter som används samt information om interaktion med Hinz såsom uppgifter om hur länge sidor har besökts och hur sidor har nåtts. Uppgifterna behandlas på grundval av vårt legitima intresse av att kunna utveckla och förbättra bolagets produkter och system samt för statistikändamål och kvalitetsarbete. Vi bedömer som utgångspunkt att detta intresse överväger den registrerades intresse av att uppgifterna inte behandlas.

Gallring av personuppgifter

Personuppgifter lagras inte längre än det är nödvändigt för att kunna uppfylla syftet med behandlingen. Vi gallrar personuppgifter löpande när de inte längre är relevanta för de ändamål som de har samlats in för. Som utgångspunkt innebär detta att personuppgifter endast bevaras till dess att Hinz och den registrerades samtliga mellanhavanden är slutligt reglerade.

Överlämning av personuppgifter

Vi kan komma att dela personuppgifter med våra personuppgiftsbiträden. Våra personuppgiftsbiträden behandlar personuppgifter för Hinz räkning och enligt våra instruktioner. Vi har personuppgiftsbiträden som hanterar transporter och leveranser, marknadsföring och IT-tjänster.

Hinz upprättar skriftliga avtal med bolagets personuppgiftsbiträden. Enligt dessa avtal garanteras säkerheten för de personuppgifter som behandlas och personuppgiftsbiträdet åtar sig att följa våra säkerhetskrav och krav rörande internationell överföring av personuppgifter.

Vi kan komma att dela personuppgifter med leverantörer och återförsäljare för administrativa ändamål avseende kunder och kontaktpersoner samt för direktmarknadsföring av Hinz produkter. Om sådan delning sker är bolagen som tar emot uppgifterna personuppgiftsansvariga för personuppgifterna.

Hinz säljer aldrig några personuppgifter till någon annan för direktmarknadsföringsändamål eller liknande. I övrigt lämnar vi endast ut uppgifter om tvingande lag så kräver eller om den registrerade samtyckt därtill.

Rättigheter

Den registrerade har rätt att, enligt tillämplig personuppgiftslagstiftning, efterfråga ett s.k. registerutdrag med information om vilka personuppgifter som Hinz behandlar avseende den enskilde. Begäran enligt detta stycke måste göras skriftligen och undertecknas av den enskilde personligen, till undvikande av obehörig åtkomst av personuppgifter.

Den registrerade har dessutom rätt att, när som helst, begära att vi rättar, blockerar eller raderar den enskildes personuppgifter. För det fall Hinz är skyldigt enligt lag att fortsätta med lagring av personuppgifterna, kan uppgifterna enbart blockeras. Den registrerade har när som helst rätt att avregistrera sig från vårt nyhetsbrev eller utskick av direktmarknadsföring. Detta kan ske genom en länk i utskicket eller genom att kontakta vårt huvudkontor. Hinz kommer i så fall att sluta behandla den registrerades personuppgifter för detta ändamål.

Informationssäkerhet och åtgärder

Hinz vidtar de tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs för att säkerställa att behandlingen sker i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning, denna policy samt för att personuppgifterna inte ska förloras, eller bli tillgängliga för obehöriga.

Ansvar för personuppgifter

Hinz är personuppgiftsansvarigt för behandlingen av personuppgifter som sker för vår räkning och svarar således för att sådan behandling är laglig och korrekt.

Eventuella frågor, synpunkter och klagomål rörande Hinz hantering av personuppgifter skickas till:

hinz@hinz.se eller per ordinarie post

Hinz Försäljnings AB
Box 825
781 28 BORLÄNGE

Tillsynsmyndighet – Datainspektionen

Om du anser att Hinz bryter mot gällande personuppgiftslagstiftning har du möjlighet att vända dig till Datainspektionen. På Datainspektionens hemsida finns ytterligare information om hur du går tillväga.